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振东集团的家底这样“盘”!

2022-06-01 19:12:34   来源:振东集团董办 陈宇   作者:本站    浏览人数:

好多次,我都被人问过同一个问题:每天跟档案打交道,不觉得枯燥无味儿吗?我的回答是:刚开始那会儿,觉得档案是陈年老物,无聊也无趣;后来接触久了,觉得每份档案都在说话,只要你去倾听,就能听到它们背后的故事;现在,档案也在与时俱进,作为一名档案管理员,只有以一颗钻研、创变、服务的心,拥抱工作和时代,才能更有价值和意义。

——刘小琴


振东集团刘小琴

刘小琴是振东集团的档案管理员。20年前,她入职振东集团,那时还是一个刚毕业的学生;20年里,她把人生最美的青春时光投入到了档案管理工作中。

在采访时,我曾问过她:“如果人生时光可以倒流,你还会做出这样的选择吗?”

“每份工作,都有它存在的价值和意义。挣扎过,徘徊过,抉择过,投入过,忘我过,这样,就从普通的‘经历’变成了特别的‘阅历’,扎根在了生命里。”刘小琴如是说。


结缘振东

1998年左右,刘小琴当时还就职于一家电脑公司。当时振东集团的规模已经不小,加油站如雨后春笋般一座座矗立起来。也正因如此,这家电脑公司与振东常有工作业务上的往来,她也正是在往来过程中逐渐接触并了解了振东。

查找档案

帮助同事查找档案

说到为何最后选择振东,她直言道:“在没来到振东之前,我对这里的企业文化确实还没什么了解。但是振东集团的规范和阳光,却远近闻名。”像许多求职的普通人一样,她对于振东的印象也仅仅是“正规”和“庞大”两个词。企业“正规”,就能有效保障求职者的利益;规模“庞大”,工作就更稳定,也更具有发展前景。本着如此简单的初心,刘小琴在2002年加入了振东大家庭。

来到振东后,刘小琴先后在五和与总部工作,并先后负责内勤统筹和档案及文印管理的相关工作。二十年如一日,春夏秋冬,柳绿梅红,但日子一旦过起来,便如流淌的小河般,急匆匆地往前赶去了。


钻研精进

刘小琴最初负责档案管理那几年,许多工作都需要她以一人之力去沟通收集。

面对这种窘境,她没有牢骚也没有怨言,只是一心想把工作做好。一方面,她将公司早至石油创业时期的所有档案进行整理编纂,并制定了目录;另一方面,她实地走访沟通,搜集每个部门每个方面的可归档材料。一份资料,几张照片,她都需要亲自去督促收集。“做这种工作,最困难的就是沟通问题。有些人不重视、不配合,你就是需要去沟通,频繁地询问......”

振东视野

刘小琴在《振东视野》上发表的文章

为了学习更专业更系统化的档案知识,公司安排刘小琴去了市档案局学习。业余时间,她也自主学习,主动联系同行,学习本地其他企业的档案管理知识。总结了各方面的经验知识后,刘小琴为振东制定了一整套系统的档案管理规则。

李安平董事长一直对档案工作非常重视,因此在规则制定方面大力支持,给予了许多帮助和指导。最终形成的档案管理规则,严格按照国家档案企业标准,将文件分为一、二、三级,从部门门类和收入时间详细分开,如A—01—2021—01—01,便是A大类01号部门在2021年1月收到的1号文件。如此整理,方便快捷,更易查阅。到如今,公司所有的档案管理工作也都是按着这套规则办事的。


创变顺时

档案工作看似枯燥乏味,但也非常需要适应时代的变化。21世纪头几年,档案管理方面使用的是铁皮档案柜,收集整理工作基本上全部依靠人力。

但是随着时代的发展,公司购入了专门用于管理和存取档案的智能密集架。此种密集架具有三重安全保护系统、自动定位功能、远程控制功能,实现了无序存放有序管理,减少重复劳动,提高了工作效率。虽然大大减少了人力,但是学习新设备新技术更需要精力。像红外保护装置、病毒防护、系统使用等都是从未接触过的。

振东集团智能密集架

振东集团智能密集架

不过就像李安平董事长所说的那样:“人不学习,怎么可能不被别人超越呢?怎么可能不被时代抛弃呢?怎么可能不被社会淘汰呢?”通过虚心请教和不断琢磨,刘小琴逐渐掌握了智能化的操作并变得得心应手,调取资料也更加方便快捷。

在接受采访时,她多次提到一个公式——“用心+用劲+责任=能力”。她说,时代呼唤创新,只有创新才能适应时代变化。档案管理创新,还有许多工作需要细致地去做。每当工作遇到瓶颈之际,这个公式总会给她无尽的启发,从中找到前进的方向,汲取奋斗的力量。


服务至上

档案既是静态的存在也是动态的存在。但只有在过程中,才能更好地实现其价值。无论是会议纪要,还是过往的期刊,如《振东视野》,亦或是历史资料、图片,刘小琴基本都了如指掌。别人有什么想要寻找的文件,刘小琴能够马上答出应该从哪个门类去找。合同类的归属于财务,设备类的在总工办。像前段时间有人找的“太行山”商标,就是开元制药注册的。不过现在有了档案管理规则和智能密集架的帮助后,只需要短短的几秒钟,便可以通过电脑远程操作,快速找到文件所在的列、节、层。需要的人只需要直接去六楼智能系统那里——文件已经静静地在那等着了。

耐心帮同事解决表格难题

耐心帮同事解决表格难题

作为档案管理者,刘小琴可能是公司内部对“制度表格化”最了解的人。大家遇到表格化方面的麻烦和问题,都会来问她。问的人多了,各种各样的问题也多,刘小琴难免会有犯难和不懂的时候。出于对岗位的尽责和自己的那股子钻研劲儿,每次有不懂的问题,刘小琴便会一一用笔记本记录下来,然后通过请教别人、查阅资料等各种方式搞懂、搞透。“我这个专家,是被别人问出来的。”刘小琴笑着这样说。

对于刘小琴而言,自己、档案和企业早已长为一体了。凡事喜欢下笨功夫的刘小琴,通过钻研实现了业务精进,通过创变实现了能力蜕变,通过服务实现了价值叠加。

20年转瞬即逝,20年青春无悔。档案因人变得生动立体,人又因档案一往情深,见证过企业发展留下的印辙,再陪伴企业一起向未来,这是刘小琴可以真切感受到的“使命”。

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